Verplaats je archief veilig en georganiseerd met een gespecialiseerd verhuisbedrijf. Vertrouwelijke documenten in goede handen.
Een archiefverhuizing lijkt eenvoudig: dozen met papier van A naar B. Maar archieven bevatten vaak vertrouwelijke, juridisch relevante of historisch waardevolle documenten. Verlies of vermenging van dossiers kan ernstige gevolgen hebben.
Bedrijven zijn wettelijk verplicht bepaalde documenten een vaste periode te bewaren. Financiele administratie zeven jaar, medische dossiers vaak vijftien jaar.
Een gespecialiseerd archiefverhuisbedrijf werkt met een systematische aanpak. Dozen worden gelabeld, geregistreerd en geteld voor en na transport.
Archiefverhuizing - archief veilig verhuizen (per verhuizing)
Archiefdozen worden afgesloten en verzegeld. De verhuizer registreert elk nummer. Verhuiswagens worden niet gedeeld met andere ladingen bij vertrouwelijke documenten.
Bij archieven met persoonsgegevens is de AVG van toepassing. De verhuizer handelt als verwerker en moet voldoen aan een verwerkersovereenkomst.
Na aflevering controleert de archiefmedewerker of alle dozen compleet en onbeschadigd zijn.
De gouden regel: pak per sectie in en zet per sectie uit. Elke doos krijgt een label met volgnummer, inhoud en bestemmingslocatie.
Gebruik de verhuizing als moment om verouderde documenten te vernietigen - altijd via een gecertificeerd vernietigingsbedrijf.
Een professionele archiefverhuizer levert een overdrachtsrapport op na afloop.
| Dienst | Vanaf | Tot | Eenheid |
|---|---|---|---|
| Archiefverhuizing (klein, tot 50 dozen) | €500 | €1500 | totaal |
| Archiefverhuizing (middelgroot, 50-200 dozen) | €1500 | €4000 | totaal |
| Archiefverhuizing (groot, 200+ dozen) | €4000 | €10000 | totaal |
| Vertrouwelijke documentvernietiging | €50 | €200 | per container |
Gespecialiseerde archiefverhuizers gebruiken een nummersysteem en speciaal verpakkingsmateriaal zodat je archief op dezelfde manier wordt ingericht op de nieuwe locatie.
Klein (tot 50 dozen): 500 tot 1.500 euro. Middelgroot: 1.500 tot 4.000 euro. Groot (200+ dozen): 4.000 tot 10.000 euro.
Ja, dit is een uitstekend moment. Zorg dat het via een gecertificeerd vernietigingsbedrijf gebeurt met een verklaring van vernietiging.
De AVG is van toepassing. De verhuizer moet een verwerkersovereenkomst tekenen. Documenten mogen tijdens transport niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.
Ja, de Archiefwet stelt specifieke eisen. De gemeentearchivaris moet bij de verhuizing worden betrokken.
Sluit je aan bij Moving.nl en ontvang direct aanvragen van huishoudens in jouw regio. Gratis aanmelden, betaal alleen per klus.
