Checklist interne kantoorverhuizing

1. Planning en coördinatie

Stel een gedetailleerd verhuisplan op met de gewenste verhuisdatum en deadlines.

Wijs een verantwoordelijke persoon of team aan om de verhuizing te coördineren.

2. Inventarisatie doornemen

Maak een inventarisatie van alle kantoormeubilair, apparatuur en benodigdheden die verhuisd moeten worden.

Label de items duidelijk en maak een plattegrond van de nieuwe kantoorindeling.

3. Communicatie

Informeer alle medewerkers over de interne kantoorverhuizing en geef duidelijke instructies over wat er van hen wordt verwacht.

Communiceer de nieuwe indeling van werkruimtes en zorg ervoor dat medewerkers weten waar ze naartoe moeten verhuizen.

4. Technische aspecten

Coördineer met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat alle computers, telefoons en netwerkverbindingen correct worden verplaatst.

Plan de overdracht van printers, kopieerapparaten en andere kantoorapparatuur.

5. Verpakkingsmateriaal en hulpmiddelen

Zorg voor voldoende verhuisdozen, labels, tape en ander verpakkingsmateriaal.

Regel hulpmiddelen zoals steekwagens en verhuisdekens om het verhuizen van zware of kwetsbare items te vergemakkelijken.

6. Opruimen en minimaliseren

Moedig medewerkers aan om hun werkplekken op te ruimen en overbodige items weg te gooien of te doneren.

Minimaliseer de hoeveelheid te verhuizen spullen om de efficiëntie te vergroten.

7. Afdelingen en faciliteiten

Geef de nieuwe afdelingen door aan relevante contacten, klanten en leveranciers.

Zorg ervoor dat alle faciliteiten in het nieuwe kantoor, zoals elektriciteit, internet en beveiliging, correct zijn ingesteld en functioneren.

8. Kantoormeubilair en -inrichting

Plan de demontage, verplaatsing en montage van kantoormeubilair.

Zorg ervoor dat de nieuwe kantoorindeling voldoet aan de behoeften en wensen van het team.

9. De verhuisdag

Stel een gedetailleerd schema op voor de verhuisdag, inclusief wie verantwoordelijk is voor welke taken en in welke volgorde ze moeten worden uitgevoerd.

Zorg voor voldoende verhuis- en sjouwhulp.

10. Nazorg

Zorg ervoor dat medewerkers snel toegang hebben tot essentiële kantoorvoorzieningen, zoals printers, kopieerapparaten, koffiezetapparaten, enz.

Beantwoord vragen en los eventuele problemen of aanpassingen op die zich voordoen na de verhuizing.